El proceso de implementación del teletrabajo lo puede hacer una empresa o entidad por su cuenta. Sin embargo, lo aconsejable es que desde un principio se use la asesoría gratuita que ofrece el Ministerio TIC a través de su iniciativa de teletrabajo, para que se haga adecuadamente, siguiendo el paso a paso del proceso. Con ello, se genera seguridad tanto para la entidad como para el personal que desarrollará esta modalidad laboral.
Para la asesoría, el Ministerio TIC cuenta con asesores calificados para esta labor, quienes acompañan a las entidades y empresas para que conozcan acerca del teletrabajo, qué es, cómo funciona, sus beneficios, ventajas y demás temas para su implementación. Este año se busca asesorar a 1.000 organizaciones, empresas privadas y entidades públicas, y a 21.000 personas en todo el país.
Para recibir la asesoría solo tienes que ingresar a www.teletrabajo.gov.co. Conoce aspectos jurídicos, tecnológicos y organizacionales de esta modalidad laboral.
El proceso inicia con la solicitud de la empresa o entidad, la cual designa a un representante, generalmente del área de recursos humanos o de seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, también asisten profesionales del área jurídica y algunos gerentes de las organizaciones. Posteriormente, en los talleres y procesos de formación, se incluye a todos los colaboradores, líderes, equipo directivo y ejecutivo de la organización.
Diego Trujillo, uno de los asesores de teletrabajo de MinTIC, comenta que normalmente la asesoría comienza con el taller de Implementación de Teletrabajo. A partir de allí, se abre la posibilidad de brindar otro tipo de talleres, como el de ‘Sensibilización y Cambio Cultural’, ‘Diferentes Formas de Trabajo no Presencial’, ‘Discapacidad’, ‘Bienestar y Autocuidado’, ‘Aspectos TIC del Teletrabajo’, entre otros. Estos están disponibles tanto para los colaboradores, como para el equipo directivo.
Trujillo escucha a las personas de la organización que requieren la asesoría. Esa conversación le permite conocer en qué parte de la implementación están y si lo están ejecutando adecuadamente. Después, realiza preguntas de temas puntuales de la implementación para conocer el avance y generar un plan de trabajo acorde a las necesidades de la organización para desarrollar la asesoría.
¿En qué consiste la asesoría?
La asesoría que se ofrece a la empresa o entidad, por parte de MinTIC, depende del proceso que se lleve. «Si es una asesoría inicial en la que la empresa ha adelantado algo del proceso, o apenas está iniciando, yo les propongo realizar el Taller de Implementación de Teletrabajo, el cual permite dar a conocer el paso a paso del proceso de implementación, a las empresas nuevas les da un punto de partida y a las que han avanzado de manera autónoma les permite conocer si lo han estado ejecutando adecuadamente. En el caso de las organizaciones que se encuentran avanzadas en el proceso, el taller les da la pauta para llevar el teletrabajo a sus organizaciones», comenta Trujillo.
Las empresas que han adelantado parte del proceso buscan asesorías a través de preguntas técnicas. Por eso se tiene contemplado un acompañamiento integral, que abarque todas las áreas de la empresa o entidad y que responda las preguntas que tienen frente a la implementación.
El asesor de MinTIC deja claro que siempre, independiente de la etapa del proceso, el Ministerio y ellos están prestos para dar asesoría constante, por lo que si surgen dudas, las entidades cuentan con canales abiertos de comunicación para ser atendidas.
La organización es la que decide el número de personas que van a teletrabajar porque eso depende del objetivo que se tenga trazado, del análisis de cargos y de los procesos administrativos, así como de la experiencia que se haya tenido en los dos últimos años a raíz de la emergencia sanitaria.
«Algunas empresas eligieron implementar teletrabajo para todos los colaboradores, otras no, lo hacen de manera paulatina. Sea cual sea la elección, nuestro compromiso está enfocado en que se realice de la mejor manera, cumpliendo a cabalidad con lo recomendado técnicamente», anota Diego Trujillo.
La labor de asesoría que ejerce el personal que labora con el Ministerio de las TIC es la de brindar herramientas, recomendaciones y responder preguntas concernientes al aspecto técnico de la modalidad y acompañamiento constante en varios aspectos, pero nunca revisar documentación de la empresa o entidad.
¿Dónde radica el éxito del teletrabajo?
Existen tres aspectos, que resalta Diego Trujillo, para que la implementación del teletrabajo en las organizaciones logre su cometido:
- Los acuerdos a los que se llegan entre el empleador y el colaborador, los cuales establecen los lineamientos de la implementación.
- Los protocolos establecidos por la organización que permitan el cumplimiento de los horarios pactados y los tiempos de desconexión, puesto que influyen directamente en factores de bienestar.
- El seguimiento a los teletrabajadores. «Considero importante que se mantenga el acompañamiento, formación y capacitación constante a los teletrabajadores, de forma que se mantengan motivados y desempeñen sus funciones de la mejor manera», manifiesta Diego Trujillo.
Qué herramientas tecnológicas escoger
Normalmente el área de tecnología de la organización, sea interna o un asesor externo, establece los requerimientos tecnológicos que se deben tener en cuenta a la hora de implementar la modalidad. Puede ser a través de paquetes de herramientas tecnológicas como Microsoft o Google, entre otros.
«Esta elección depende mucho de lo que desee la organización, así como la manera en la que desea mantener el contacto con sus colaboradores», agrega el asesor de MinTIC.
Más abiertos al teletrabajo
La pandemia ha permitido una mayor apertura y aceptación, tanto de empresarios y trabajadores, a teletrabajar.
En esa mayor apertura, de acuerdo con lo observado por Diego Trujillo, se han considerado otros factores, como las consecuencias emocionales de la emergencia sanitaria, el bienestar laboral, el rendimiento de los teletrabajadores y las expectativas de la empresa, entre otras.
La salud y la economía de las personas que trabajan bajo esta modalidad mejoran puesto que evitan el afán o estrés de tener que desplazarse a su sitio de trabajo, ahorran dinero al no gastar combustible, parqueaderos o transporte público, y evitan gastos en alimentación ya que consumen los alimentos en sus hogares.